«¿Y esto lo boto o lo guardo?» Es la pregunta de todo diciembre, y la respuesta corta es: guarda más de lo que crees, por más tiempo del que crees.
Cuánto tiempo
En Colombia, los soportes de tu contabilidad hay que conservarlos durante el término que la ley señala para la firmeza de las declaraciones, y en la práctica eso significa años, no meses. Botar los papeles del año pasado porque «ya pasó» es de los errores que salen más caros.
Regla sencilla para no equivocarte: si soporta una cifra que pusiste en una declaración, guárdalo.
Qué guardar, en orden de importancia
Lo que soporta tus costos y gastos. Es lo primero que te van a pedir. Sin el soporte, ese gasto no existe para efectos de renta, y terminas pagando impuesto sobre una utilidad que nunca tuviste. Duele, y es evitable.
Lo que soporta tus ingresos. Facturas, recibos, el reporte de la datáfono.
Los extractos bancarios. Son la prueba independiente de que el movimiento pasó. Valen más que cualquier papel tuyo.
Los contratos y las nóminas. Aunque el trabajador ya no esté.
Los soportes de compras a quien no factura. Si le compras a alguien que no está obligado a facturar, necesitas dejar constancia igual. Es el que más se olvida, y el que hace que un gasto real se caiga.
La foto del celular: cuándo sirve y cuándo no
Sirve para no perder el papel, y es mil veces mejor que nada.
No sirve si está borrosa, si le falta un pedazo, o si es la única copia y el celular se pierde. Y hay documentos donde puede pedirse el original o una copia legible completa.
Consejo práctico: foto plana, con luz de frente, del documento entero —bordes incluidos— y guardada en un sitio que no sea solo el teléfono.
El sistema que te lo guarda solo
En Contiz subes la foto de la factura o del cuaderno y él la lee, te dice qué entendió y la deja guardada junto al movimiento. Si las cuentas del papel no cuadran, te avisa con la cifra exacta antes de que la anotes mal.
Y si algo no se lee bien, te lo dice y te pide que le dictes lo que falta. Prefiere admitirlo a inventárselo.
*Este artículo orienta en general y no reemplaza la asesoría de tu contador. Los plazos legales cambian: confirma siempre con la DIAN o con un profesional antes de botar nada.*