Primero, una pregunta que vale oro: ¿son un negocio o son varios?
Cuando tienes varias sedes, lo primero no es abrir el software. Es decidir si estás hablando de un solo negocio con varios puntos de venta o de negocios distintos que comparten dueño.
- Si es un negocio con varias sedes: la plata entra a un mismo bolsillo, los gastos se reparten, y lo que quieres saber es cuánto aporta cada sede.
- Si son negocios distintos: cada uno tiene su propio bolsillo, sus propios socios y sus propias deudas. Mezclarlos es el error que después no se puede desenredar.
Esa decisión la tomas tú, no el programa. Pero define todo lo que viene después.
Separa por «centro de costo», no por cuentas nuevas
El error más común es querer crear un plan de cuentas distinto para cada sede. Terminas con el doble de cuentas, el triple de trabajo y ningún reporte claro.
Lo que sí funciona:
- Un solo plan de cuentas para todo el negocio.
- Una etiqueta por sede (o por local, o por razón social) que se pega a cada movimiento.
- Cada venta, cada gasto y cada compra lleva su etiqueta.
Así, cuando quieras saber cómo va el local del centro, filtras por esa etiqueta y listo. No necesitas cuentas separadas.
Registra cada movimiento en su sede, sin excepción
La disciplina es lo único que sostiene esto. Si un gasto se paga desde la cuenta del negocio pero es del local de la esquina, se registra con la etiqueta del local de la esquina. Aunque el pago haya salido de la cuenta principal.
Tres reglas que evitan el 90% de los dolores de cabeza:
- Nunca registres un movimiento «general» si sabes a qué sede pertenece. Lo general se vuelve un cajón de sastre y después nadie sabe qué había ahí.
- Los gastos compartidos se reparten con un criterio claro: por metros cuadrados, por ventas, por partes iguales. El criterio que elijas, escríbelo y no lo cambies cada mes.
- Cada sede cuadra su caja por separado, aunque la plata termine en la misma cuenta.
Lo que sí conviene mantener separado
Aunque uses un solo plan de cuentas, hay cosas que no deberías mezclar nunca:
- La plata de cada negocio, si son negocios distintos. Cuentas bancarias separadas. Si un negocio le presta al otro, eso se registra como una deuda entre ellos, no como un movimiento más.
- Los inventarios, si cada sede maneja productos distintos o stock propio. Necesitas saber qué hay en cada bodega.
- Las obligaciones con terceros (proveedores, empleados) cuando el responsable de pagar es una sede específica.
Cómo saber si cada sede está funcionando
Con las etiquetas puestas, los reportes que te importan son tres:
- Ventas por sede: cuánto factura cada una.
- Gastos por sede: cuánto consume cada una, incluyendo su parte de los gastos compartidos.
- Resultado por sede: la resta de los dos anteriores. Ahí ves cuál te está poniendo plata y cuál te la está quitando.
Ese último número es el que te dice si vale la pena seguir abriendo locales o si toca apretar en alguno.
Si son varias razones sociales
Cuando cada negocio tiene su propio NIT o RUC, la cosa cambia: cada uno lleva su contabilidad completa por separado, con sus propios estados financieros. Lo único que se comparte es el dueño.
En ese caso, lo más sano es:
- Un software o un archivo por cada razón social.
- Un reporte consolidado que solo tú ves, para saber cómo va el conjunto.
- Reglas claras para los préstamos entre ellos, porque Hacienda mira esos movimientos con lupa.
En Contiz
Contiz está pensado para que un dueño de negocio registre sus movimientos sin saber de contabilidad: le dices «vendí», «le fié», «pagué el arriendo» y el sistema arma el asiento por detrás. Si manejas varias sedes, la clave es usar una etiqueta por sede en cada movimiento y revisar el resultado por sede cada mes. Con eso tienes la foto completa sin contratar a nadie para armarla.