En resumen: el arqueo de caja es contar el efectivo que hay en la caja y compararlo con el que debería haber según lo anotado: la base con que abriste, más lo que vendiste en efectivo, menos lo que pagaste de la caja. Si las dos cifras no dan igual, hay una diferencia que se anota y se explica el mismo día.
El problema: la caja nunca da exacto y nadie sabe por qué
Al final del día cuentas la plata, te sobran o te faltan unos miles de pesos y lo dejas así. Una vez no pasa nada; todas las semanas es plata que se va sin saber si fue un vuelto mal dado, un gasto sin anotar o algo peor.
Cómo se hace un arqueo de caja, paso a paso
- Saca lo que debería haber. Base inicial + ventas en efectivo − pagos que salieron de la caja.
- Cuenta billete por billete. Separa por denominación y multiplica: así no te equivocas sumando montones.
- Compara. Lo contado menos lo que debería haber: si da negativo, falta; si da positivo, sobra.
- Anota la diferencia con su motivo. Aunque sean dos mil pesos. Lo que no se anota se repite.
- Deja la base para mañana y guarda o consigna el resto.
Ejemplo práctico
Una tienda abre con una base de $200.000. En el día vende $1.350.000 en efectivo y paga de la caja $85.000 (el domicilio y el hielo). En la caja debería haber $1.465.000.
Al contar:
- 20 billetes de $50.000: $1.000.000
- 15 billetes de $20.000: $300.000
- 12 billetes de $10.000: $120.000
- 7 billetes de $5.000: $35.000
- 4 billetes de $2.000: $8.000
En total hay $1.463.000. La diferencia es −$2.000: falta plata. Ahora toca buscar: ¿un vuelto mal dado?, ¿un pago que no se anotó? Si no aparece, se anota como faltante del día, con el nombre de quien estaba en la caja.
Errores frecuentes
- Contar la plata «por encima», sin separar por billete.
- Pagar cosas de la caja sin anotarlas: después parece que falta plata y no falta.
- Mezclar la plata de la caja con la de tu bolsillo.
- Hacer el arqueo solo cuando algo ya se ve raro, y no todos los días.
- Ventas por Nequi o datáfono contadas como si fueran efectivo: esa plata no está en el cajón.
Cómo hacerlo con Contiz
En los planes de pago, Contiz lleva la caja por turnos: abres con tu base, cada venta y cada pago en efectivo quedan anotados, y al cerrar cuentas billetes y monedas. Contiz te dice cuánto debería haber y la diferencia, y el arqueo queda guardado con quien lo hizo. Si quieres hacer el cierre completo del día, mira también cómo dejar de cuadrar la caja de madrugada.
Sigue leyendo
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Preguntas frecuentes
¿Cada cuánto se hace el arqueo de caja?
Todos los días al cerrar, y también cada vez que cambia la persona que maneja la caja.
¿Qué hago si sobra plata en la caja?
Lo mismo que si falta: anotarlo y buscar por qué. Casi siempre es una venta que no se anotó.
¿Arqueo de caja y cierre de caja son lo mismo?
No. El arqueo es contar la plata; el cierre es todo lo del día: el arqueo, lo que entró por cada medio de pago, lo fiado y la base para mañana.
Deja de trabajar a ciegas
Dime qué vendiste, qué compraste y qué pagaste: Contiz te dice cuánto vendiste, cuánto gastaste y cuánto realmente ganaste. No necesitas saber contabilidad.