En resumen: un sistema POS (punto de venta) es lo que usas para cobrar: registra la venta, entrega el comprobante al cliente y, si es bueno, descuenta el inventario y suma la caja en el mismo paso. Lo necesitas cuando ya no alcanzas a anotar a mano cada venta o cuando otra persona cobra por ti. Un tiquete POS no es una factura electrónica.
El problema: cobrar es rápido, anotar no
En la hora de más gente cobras y das vueltos; anotar queda para después, y después ya no te acuerdas. Así, la caja no cuadra y el inventario dice que tienes lo que ya vendiste.
Qué debe hacer un sistema POS por ti
- Registrar la venta en un solo paso, con los productos y las cantidades.
- Descontar el inventario solo, para que sepas qué te queda.
- Sumar la caja, para que el cierre del día salga hecho.
- Darle un comprobante al cliente, impreso o por mensaje.
- Saber quién cobró, si tienes empleados.
- Llevar las ventas a tus cuentas, para saber cuánto ganas y no solo cuánto vendes.
POS y factura electrónica no son lo mismo
El tiquete POS es el comprobante de la venta para tu control y el del cliente. La factura electrónica es el documento que se envía a la DIAN. Si estás obligado a facturar, el tiquete no la reemplaza. Si no sabes si te toca, lee ¿tengo que facturar electrónicamente si vendo poquito?.
Errores frecuentes
- Comprar un POS que cobra, pero no descuenta el inventario ni lleva la caja.
- Creer que el tiquete POS sirve como factura electrónica.
- Que todos cobren con el mismo usuario: si falta plata, no sabes de qué turno.
- Tener el POS en un lado y las cuentas en otro: dos sistemas que nunca cuadran.
Cómo hacerlo con Contiz
En los planes de pago, Contiz tiene venta POS desde la caja: en un solo paso registra la venta, descuenta el inventario, suma la caja y emite un tiquete con su IVA, y esa venta llega sola a tus libros. Cada persona cobra con su usuario. La factura electrónica está en el plan Pro, bajo la habilitación de tu empresa ante la DIAN.
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Preguntas frecuentes
¿Qué significa POS?
Viene del inglés *point of sale*: punto de venta. Es el sistema con el que cobras.
¿Puedo usar un sistema POS desde el celular?
Sí. Hoy muchos funcionan en el celular o en el computador, sin caja registradora aparte.
¿El tiquete POS sirve como factura electrónica?
No. Es un comprobante de venta. Si estás obligado a facturar electrónicamente, necesitas la factura.
Deja de trabajar a ciegas
Dime qué vendiste, qué compraste y qué pagaste: Contiz te dice cuánto vendiste, cuánto gastaste y cuánto realmente ganaste. No necesitas saber contabilidad.